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Beneficios de realizar una buena administración de tus cuentas por cobrar

Conocé una herramienta indispensable para que una empresa se mantenga a flote. En el siguiente artículo te contamos algunos de los beneficios que tiene realizar una buena administración en tus cuentas por cobrar.

Una cuenta a cobrar es un dinero que está pendiente de cobrar por la venta de bienes o servicios, dependiendo a que se dedique la empresa. Representan derechos de cobro que se espera recibir y son fruto de la actividad económica diaria de la empresa, es decir, un crédito que la empresa le da a sus clientes. Se generan naturalmente al emitir una factura tras haber arreglado con el cliente que dispone de determinado tiempo para liquidarla. En la práctica, funcionan como un préstamo al cliente. Por ende, para la empresa que recibe el crédito serán justo lo contrario: cuentas a pagar. Estas serán, entonces, la suma que adeuda una empresa en una fecha específica por la compra de productos o servicios. 

A la hora de ubicarlas financieramente son cuentas que presentan saldo deudor en el balance de situación de la empresa. Es uno de los activos más importantes ya que es el más líquido después del efectivo en una entidad de carácter económico. 

Dependiendo del período de tiempo dispuesto para liquidar el derecho de cobro, las cuentas por cobrar se podrán clasificar como cuentas a cobrar a corto plazo o a largo plazo. Las primeras son aquellas que se cobrarán en un plazo menor a un año por lo tanto deben presentar en el estado de situación financiera de la empresa como activo corriente. Mientras que las segundas apuntan a las que que superen el año y se deben presentar fuera del activo no corriente. Es importante tener en cuenta que si el crédito vence en el siguiente año, una vez que finalice el periodo económico de la empresa, las cuentas a largo plazo deberán reclasificarse como cuentas a corto plazo.

¿Cuál es el principal objetivo de las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son una herramienta que pueden aumentar las ventas porque sirven a su vez para conservar a  los clientes. Utilizadas de manera responsable, son producto del día a día y fruto de la actividad económica diaria de la empresa en la cual los clientes pagan a plazo vencido. Sin embargo, es importante no otorgar crédito de manera libre y establecer políticas claras. 

¿Qué impacto tienen las cuentas por cobrar en mi empresa?

Las cuentas por cobrar son un factor clave para cualquier negocio. Pese a los beneficios que tienen, un mal manejo de las mismas puede llevar a una empresa a poner en riesgos los ingresos o incluso la estabilidad financiera de la empresa por la acumulación de deudas. Es sumamente necesario tener un control efectivo de los clientes que deben dinero y además, un sistema de cobranza efectivo para lograr mantener los objetivos financieros de tu empresa para mantener un flujo de efectivo sano que ayude a cumplir los compromisos financieros de la empresa. Los elementos de las cuentas por cobrar -plazo de cobro, importe de la deuda, método de pago y los datos del cliente- deben estar ordenados como así también mantener la organización a la hora de recibir los cobros. 

Existen software que ayudan al seguimiento óptico de estas cuentas, para conocer el flujo de efectivo y las fechas de vencimiento de los clientes. Mantener actualizada la base de datos de los deudores parece algo básico pero resulta vital para que quienes adeudan dinero a la empresa sigan recibiendo sus facturas. No contar con un sistema automatizado puede provocar que se amontonen las deudas o incluso perder de vistas las cuentas importantes y no solo que se retrasen los pagos sino también que comprometan las cuentas de tu propia empresa. 

¿Cómo puede ayudar a mi empresa a realizar una buena administración de mis cuentas por cobrar?

Existen varios consejos para mantener las cuentas a cobrar óptimas: 

  • Clasificar las cuentas por cobrar: clientes, montos, pagos, plazos
  • Dar seguimiento a las cuentas de una manera eficiente: asegurar el envío y recepción de facturas electrónicas. Se recomienda un sistema automatizado
  • Incentivar a los clientes con descuentos si pagan en un plazo más corto
  • Establecer políticas de crédito claras que especifiquen los criterios para otorgarlos, el plazo para los pagos y la fecha de los saldos vencidos. 
  • Utilizar documentos comerciales como garantía
  • Aplicar una penalidad a los clientes que duren el doble de tiempo para pagar el monto del producto. 
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