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Firma electrónica: ¿Qué es y para qué sirve?

En Alprestamo te contamos cómo hacer una firma electrónica y optimizar la forma de manejar los documentos laborales, gestionando e incrementando la productividad.

Desde hace años, y con la pandemia, cada vez son más los trámites que se hacen desde casa: pago de facturas, compras online, trámites de ciudadanía y demás. Toda nuestra información está en bases de datos digitales. Por ejemplo, al abrir una cuenta bancaria o al crear una cuenta en alguna plataforma o página web los datos personales que ingresamos van a parar a un servidor.

Al crear una cuenta en cualquier plataforma estamos compartiendo nuestra información privada: nombre completo, DNI, dirección y en muchas ocasiones nuestros datos bancarios para pagar distintas cosas. Es muy importante cuidar todos los datos que aportamos y no fiarnos de cualquier página web. Existen incontables formas de hackeos y robos de información personal. Por ende, tenemos que prevenir cualquier incidente que pueda poner en riesgo nuestra información y nuestras posesiones. 

Aquí nace la firma electrónica. Si los bancos dejaran utilizar las cuentas bancarias sin verificar la identidad de la persona que las utiliza, habría muchos robos y desgracias. 

A la hora de pagar con nuestras tarjetas de débito o crédito o introducir los datos de nuestra cuenta bancaria, es importante que los sistemas verifiquen que la persona que está utilizando dichas cuentas sea la dueña de las mismas. 

Entonces, ¿qué es una firma electrónica?

Es una forma eficaz y legalmente vinculante para obtener la aprobación en documentos electrónicos. Es segura y verificable y puede sustituir a una firma manuscrita en prácticamente cualquier proceso. 

Como sabemos, la naturaleza jurídica de una firma común (en papel) es asegurar la identidad de una persona, y constituye una prueba del consentimiento, vinculación y aprobación de la información contenida en un documento. En la firma electrónica es igual. Es una indicación, pero en formato electrónico de la intención de una persona de aceptar el contenido de un documento o un conjunto de datos con los que se relaciona la firma.

Es muy sencillo. Cuando debemos firmar un documento, en lugar de desplazarnos de forma física al lugar, descargamos el documento pertinente, lo firmamos de manera digital y lo mandamos. Otra opción es descargarlo, imprimirlo para firmarlo a mano y después escanearlo.

Cuentan con las siguientes ventajas:

  • Son legalmente vinculantes y seguras.
  • Eficaces: acelera los procesos, por lo que se ahorra tiempo. Se puede firmar desde cualquier lugar; te ahorras el tener que ir de forma presencial. 
  • Son rentables y ayudan al medioambiente: se ahorra papel.

¿Para qué se usan y qué tipos hay?

  • Ventas: libera a los equipos de las tareas administrativas, las cuales resultan repetitivas. Pueden dedicar su tiempo a tareas que tengan mayor valor.
  • Servicios financieros: redacta y comparte de forma segura información confidencial sin papeleo, tal y como desean los clientes.
  • Recursos Humanos: aumenta la productividad de los empleados e impresiona a los candidatos permitiendo que accedan de forma fácil a los documentos de firma electrónica desde cualquier lugar. No se tienen que desplazar para firmar, por lo que su grado de satisfacción aumenta. 

Podemos hablar de firma electrónica simple, firma electrónica avanzada (mayor seguridad) y firma electrónica cualificada.

  • Simple: es tan fácil como firmar un documento y mandarlo escaneado. No existe ninguna evidencia de quién ha sido realmente el firmante.
  • Avanzada: se vincula al firmante de manera única y permite la identificación del mismo.
  • Cualificada: es creada por un dispositivo cualificado de creación de firmas. Son, por ejemplo, la firma generada con el DNI.

Hoy en día, habrás escuchado hablar de firma biométrica, firma con huella dactilar, firma en la nube o código de un solo uso. Todo esto son tipos de firmas electrónicas que hoy en día se utilizan para agilizar procesos de una manera segura y eficaz. Por ejemplo, al hacer un pago se te manda un código SMS para verificar tu identidad, o al hacer una transferencia bancaria y el sistema exige la huella dactilar. 

Diferencia con la firma digital

La firma digital es el resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose bajo su exclusivo control. Esta firma es susceptible de verificación por terceras partes, permitiendo identificar al firmante y detectar alteraciones en el documento luego de realizar dicha firma.

La firma digital le otorga a un documento la misma validez que una firma ológrafa, sin la necesidad de que el firmante se encuentre físicamente en el lugar del documento. 

Firma electrónica 

La firma electrónica, por otro lado, es el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizados por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital.

Como hemos dicho antes, a pesar de no contar con la certificación legal que posee la firma digital, la firma electrónica simplifica numerosos procesos de los empleados y los departamentos de recursos humanos.

¿Cómo se obtiene la firma electrónica?

Mientras que la firma electrónica no requiere de una entidad autorizada para ser adquirida, la firma digital puede ser otorgada únicamente por una autoridad de registro. 

El proceso para registrar la firma digital es presencial y consiste en la toma de datos biométricos de la persona, junto con una fotografía, que son comparados con la base de datos del Registro Nacional de las Personas (ReNaPer) para constatar la identidad.

La firma digital es más segura que la firma electrónica porque requiere de los datos biométricos del firmante (reconocimiento facial) y porque pasa por un proceso de doble autenticación.

Por el contrario, la firma electrónica puede emitirla una autoridad no certificada y no necesita del registro presencial por parte del firmante, ya que no se necesitan los datos biométricos de la persona.

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